Betre arrangement #2 - Konferansier
I gong med planlegging av konferanse eller arrangement? «Vi må jo ha konferansier!» blei det sagt i første møte. Intern eller ekstern – kven tek på seg rolla? I denne artikkelen kan du finne nokre tips og triks for korleis du kan planlegge og produsere eit betre resultat for både gjestar og deg sjølv.
Frå Store norske leksikon: Konferansier er ein person som introduserer dei ulike innslaga på ein konferanse, ei førestilling eller eit arrangement med mange ulike deltakarar. Konferansieren bind arrangementet saman, introduserer dei som kjem fram på scena og syter for kontakt med publikum.
Anne Mette Hjelle er røynd som konferansier. Ho har bakgrunn som journalist i NRK og kommunikasjonsdirektør i Lotteri- og stiftelsestilsynet. No driv ho selskapet Ymsir AS, som leverer tenester innan kommunikasjon og rådgjeving.
Anne Mette Hjelle
Anne Mette har mellom anna vore konferansier under Helseinnovasjonskonferansen, Kraft i Vest, E39-konferansen, Frivilligkonferansen med fleire.
Vi tok ein kjapp prat med Anne Mette, for å høyre kva tankar ho har rundt konferansier-rolla og kva tips og triks vi kan ta med oss.
– Korleis førebur du deg til eit konferansieroppdrag?
– Det første eg gjer er å undersøke mål og meining med konferansen. Eg må forstå tema og kva arrangøren ønskjer å oppnå. Eg må også bli kjent med talarar og publikum. Det avgjer om eg klarar å engasjere, stille gode spørsmål, kome med relevante kommentarar og få til gode overgangar. Så øver eg på opninga. Eit godt førsteinntrykk set tonen i salen og hjelper på resten av gjennomføringa. Det dempar uro og nervøsitet – hos alle. Alle introar, utroar og spørsmål til ulike bolkar er lagra digitalt på min Remarkable (digital notatbok). Det ser ryddig ut og eg kan skrive ned ting undervegs. Men eg har også printa ut stikkord i tilfelle noko går feil. Det å tenke gjennom potensielle utfordringar som kan oppstå og ha ein plan for å takle dei, er ein viktig del av førebuinga. Det kan skje endringar, forseinkingar eller tekniske problem. Eg sjekkar difor lokalet og korleis det tekniske skal fungere. Feilar teknikken, så blir det meir krevjande for meg som konferansier. Kort sagt – eit vellykka konferansieroppdrag krev øving, førebuingar og engasjement!
– Kva tenkjer du om å gje oppgåva til ein tilsett i bedrifta?
– Det kan fungere svært godt. Nokre har tilsette med slik kompetanse, men om det manglar, så er det lurt å hente inn eksterne. Eg har opplevd at verksemder brukar store ressursar på å lage til konferansar med omfattande planlegging, leige av lokale, honorar og reiseutgifter til innleiarar og kostnader med mat og drikke. Så bommar dei på møteleiing og gjennomføring av konferansen. Det kan i verste fall øydelegge heile opplevinga. Heldigvis blir dette stadig meir profesjonalisert.
– Som arrangør, kva er det du ser etter når du bookar konferansier?
– Eg ser etter det same som eg legg vekt på når eg sjølv gjer jobben. Erfaring, samarbeids- og kommunikasjonsevner, kunnskap om tema som blir diskutert og evne til å takle utfordringar undervegs. Ein driven konferansier er også gull å sparre med i planleggingsfasen. Dei ser ofte kva som er lurt å gjere og om det er noko arrangøren har oversett.
Anne Mette Hjelle. Foto: John Anfinsen / Helseinnovasjonskonferansen 2023
– Ein ting konferansier må hugse på?
– Ver deg sjølv, ikkje prøv å kopiere nokon annan. Når du står der på scena, framfor alle deltakarane, så er det også lurt å hugse på at det ikkje handlar om deg, men om dei. Gje dei som er i salen og på scena ei god oppleving, på ein naturleg måte.
– Andre tips du vil dele?
– Fokuser på det du kan kontrollere. Pust med magen. Smil. Ikkje bli for sjølvhøgtideleg. Ikkje fjas, men få andre til å føle seg vel. Still gode spørsmål. Hald tida. :)